S I G N O S O F T

Díky používání digitálního podpisem ušetříte spoustu času a nervů. Ale elektronický podpis může mít i významné ekonomické dopady na váš byznys. Podívejte se s námi, jak vypadají čísla v praxi.

Elektronický podpis šetří

V tomto článku jsme vypočítali úspory pro malou až střední společnost, která zavedla elektronický podpis, aby urychlila své procesy podpisu, ať už by dokumenty (smlouvy, faktury) měly být podepsány interně nebo externě, klienty nebo dodavateli.

Za tímto účelem jsme porovnali, kolik stojí získání podpisu 300 dokumentů měsíčně tradiční metodou (zasílání dokumentů k podpisu na papíře) s náklady na použití řešení elektronického podpisu se standardním ceníkem Signosoftu.

Předpokládejme, že chceme poslat 300 dokumentů se dvěma stránkami a na obou stránkách musíme získat podpis našeho klienta. Provedli jsme přibližný výpočet nákladů na získání těchto dokumentů podepsaných pomocí tradiční metody podpisu a porovnali jsme výsledky s náklady na získání těchto dvou podpisů prostřednictvím řešení elektronického podpisu, jako je ten, který nabízíme v Signosoft.

Náklady na tradiční metodu

Materiální výdaje

  • Papír
    300 dokumentů
    o 2 stranách dělá celkem 600 stran. Balík 500 listů (A4, 80 g/m²) stojí 108 Kč, jeden list tedy stojí 0,22 Kč. Papír pro naše dokumenty tedy vyjde na 132 Kč. 
  • Toner
    Černý toner s předpokládanou výdrží 1 500 stránek stojí 1 971 Kč. Vytištění 600 stránek vychází na 789 Kč. 

Administrační poplatky

  • Zasílání dokumentu k podpisu
    Pokud je doba potřebná k odeslání dokumentu přibližně 3 minuty – příprava dokumentu a jeho tisk k odeslání poštou – celková doba, kterou zaměstnanec věnuje přípravě 300 dokumentů, je 5 hodin. A pokud si tato osoba účtuje 250 Kč za hodinu, náklady na provedení tohoto úkolu jsou 3 750 Kč. Předpokládáme, že pošta odchází z firmy hromadně a nezapočítáváme tak cestu na poštu a čekání ve frontě :-).
  • Přijetí podepsaného dokumentu
    Jakmile jsou podepsané dokumenty přijaty zpět, je obvykle nutné je naskenovat a uložit v digitálním formátu i v papírové podobě. Za předpokladu, že doba pro správu každého dokumentu je 5 minut, bude doba, která je potřeba pro jejich zpracování 8,5 hodiny. Při 250 Kč za hodinu by náklady na správu podepsaných faktur byly 6 375 Kč. 

Náklady na dopravu

Za předpokladu, že každá faktura by měla být zaslána do kanceláří jiného klienta ve stejné zemi, v našem příkladu v České republice:

Obyčejné psaní zaslané Českou poštou stojí 26 Kč (50gr. standard). Odeslání 300 dopisů tak stojí 7 800 Kč a spolu s náklady na obálky celkem 8 200 Kč. 

V případě posílání doporučených dopisů za cenu 59 Kč se cena vyšplhá až na 18 120 Kč. 

Celkové náklady

V případě, že budou faktury zaslány na místo určení běžnou poštou, bude celková cena tohoto manuálního procesu 19 266 Kč.

Pokud by bylo rozhodnuto o zasílání faktur doporučenou poštou, celková cena by se dostala až na 29 166 Kč.

Náklady na digitální metodu

Materiální výdaje

Jsou nulové. Dokumenty jsou připraveny, poslány a obdrženy zpět podepsané digitálně.

Náklady na předplatné dokumentů

V našem hypotetickém případě, pokud by společnost zaslala k podpisu 300 dokumentů měsíčně, byla by cena 20 Kč za dokument. Celkem tedy 5 990 Kč měsíčně. 

Administrační poplatky

  • Zasílání dokumentu k podpisu
    Předpokládejme, že odeslání dokumentu k podpisu trvá v průměru 5 minut: vytvoření dokumentu ve Wordu, nahrání do aplikace Signosoft, úprava nezbytných polí, včetně pole pro podpis a odeslání klientovi k podpisu přímo z aplikace. Vzhledem k tomu, že osoba odpovědná za provádění této správy je součástí administrativních pracovníků společnosti a účtuje si 250 Kč za hodinu, příprava 300 dokumentu by v tomto případě stála 6 375 Kč.
  • Přijetí podepsaného dokumentu
    Jakmile každý zákazník podepíše dokument, podpis se automaticky propíše do aplikace Signosoft, odkud si jej bude možné v případě potřeby stáhnout. Není nutné investovat čas na správu dokumentů v digitálním formátu, protože jsou již archivovány v platformě Signosoft a přístup k nim máte odkudkoli 24/7.

Náklady na dopravu

Žádné neexistují, protože dokumenty jsou odesílány k podpisu přímo z aplikace Signosoft. 

Celkové náklady

V případě použití balíčku s limitem 300 dokumentů by celkové náklady na zaslání 300 faktur byly 10 249 Kč, což je až o 57,6 % méně než v případě přípravy faktur v papírové podobě a jejich zaslání příjemcům doporučenou poštou.

Tradiční metodaSignosoftRozdíl (v %)
Materiální náklady921 Kč0 Kč-100%
Administrační náklady10 125 Kč6 375 Kč-37%
Doprava8 220 Kč / 18 120 Kč0 Kč-100%
Předplatné0 Kč5 990 Kč100%
Celkem19 266 Kč / 29 166 Kč12 365 Kč-35,8% / -57,6%
až 16 801 Kč měsíčně
201 612 Kč ročně

Klienti Signosoft

Při výše uvedených výpočtech jsme došli k ceně = 64, případně 97,2 Kč (doporučené psaní) za 1 dokument vs. 41,2 Kč při použití aplikace Signosoft. 

Naši klienti v aplikaci týdně podepíší průměrně 20 000 dokumentů. Díky tomu ušetří až 1 120 000 Kč týdně (1 280 000 Kč / 1 944 000 vs. 824 000 Kč). 

Za dobu fungování Signosoftu už uživatelé aplikace elektronicky podepsali 10 000 000 dokumentů. Naši zákazníci tak ušetřili až 560 milionů Kč (640 mil. / 972 mil. Kč vs. 412 mil. Kč. 

Další výhody

Kromě zjevné úspory nákladů spojené s používáním elektronického podpisu k podepisování dokumentů bychom měli vzít v úvahu také to, že digitální proces má ve srovnání s tradiční metodou podepisování dokumentů na papíře také další výhody:

  • Zkracuje dobu potřebnou k získání podepsaných dokumentů: přijetí podepsaného dokumentu s elektronickým podpisem trvá v průměru 37 minut. Tradiční cestou může proces trvat až 5 dní nebo více.

  • Je snazší sledovat proces podpisu a zasílat signatářům upomínky.

  • Podepisovatel snáze podepisuje, protože navíc šetří papír a snižuje své vlastní náklady na správu.

  • Snižuje riziko ztracených dokumentů, protože všechny jsou odesílány k podpisu v digitálním formátu. A tím snižuje riziko ztráty obchodních příležitostí kvůli nedostatku včasných podepsaných dokumentů.
clr2

Práce by měla být o rozhodnutích, která děláte, nikoli o zbytečném papírování kolem toho.

SIGNOSOFT S.R.O.

Za Poříčskou bránou 4/334
186 00 Praha 8
Česká republika

IČ: 243 07 190
Email: esign@signosoft.com
Telefon: +420 224 311 176

Získejte Signosoft aplikaci

Close Bitnami banner
Bitnami